El IMPACTO DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS PROFESIONAL EN EN LA AUTOMATIZACION DE LOS PROCESOS INDUSTRIALES
Resumen
La necesidad de ser más eficiente y efectivo en el ámbito de los procesos industriales han llevado a las empresas costarricenses a invertir en el conocimiento de la administración profesional de proyectos aplicados en el desarrollo de proyectos de automatización de procesos, con lo cual no solo buscan optimizar el proceso en si, sino que además se requiere optimizar los recursos de tiempo y costo de la gestión del mismo proyecto. Tener una visión más clara del alcance del proyecto, una mejor perspectiva de los involucrados buscando conciliar los intereses de los diferentes departamentos de una empresa en el proceso de mejora en el área de producción, y un seguimiento mas definido a través del desarrollo de un cronograma de actividades que nos permita facilitar la gestión de los recursos humanos con un control del costo y avance aplicando técnicas y herramientas modernas como el valor ganado, son algunas de las contribuciones que al final muestran no solo el éxito en la implementación de la mejora del proceso productivo sino también en la gestión misma del proyecto.
UN CASO DE EXITO ¿Como nos puede ayudar la formación profesional de proyectos en la implementación de un cambio que involucre optimizar y automatizar un proceso industrial y que este termine con éxito? Algunas contribuciones globales a mencionar son:
1 Una mejor definición del Objetivo del proyecto. Es aquí en esta etapa donde planteamos una solicitud de propuesta para el proyecto (Charter del proyecto) que como entrada a este documento se encuentra definir el Objetivo del proyecto.
2 Conocimiento claro del alcance del proyecto que nos permita presentar y gestionar el mismo ante la organización y los diferentes grupos interesados en el proyecto.
3 Un mejor planteamiento del proyecto en términos de cuales actividades son las necesarias para desarrollar el mismo con una mejor distribución de los recursos humanos y un control del tiempo bien definido para cada una de las etapas del proyecto a ejecutar.
4 Un control del desempeño del proyecto en términos de costos y tiempo aplicando herramientas modernas como cadena crítica y valor ganado.
5 Claros procedimientos que incrementen la calidad del producto final a entregar.
6 Planes de contingencia ante riesgos dados en el desarrollo del mismo.
Lo anterior mencionado no solo muestra la importancia de la administración de proyectos profesionales en la gestión de la implementación de cambios que mejoren un proceso industrial sino que añaden un valor a la organización y es incrementar la posibilidad de éxito en el planteamiento original para el mejoramiento continuo del mismo proceso. Como se observa en la siguiente figura 1, nuestra empresa de ejemplo requiere automatizar la planta de tratamiento de aguas residuales de su proceso industrial y su objetivo se centra en el reemplazo de un viejo controlador programable (PLC) por uno mas moderno, en este momento encerramos nuestro objetivo en un triangulo en los cuales sus vértices representan alcance, tiempo y costo y que en si el triangulo representa el proyecto a realizar. Figura 1. Proceso Industrial ¿Podría un proyecto de este tipo aplicarse las herramientas, técnicas y habilidades de la administración de proyectos? La respuesta es afirmativa, y es aquí donde la habilidad del administrador y el conocimiento de la administración de proyectos tienen su impacto. Aunque en la anterior figura del triangulo del proyecto no se representan todas las variables en un proyecto, si mostramos tres importantes, las cuales menciono: ¿Nos preguntamos es solo el reemplazo del PLC?, ¿incluye mejorar el sistema que contiene el PLC?,¿se deben realizar nuevas instalaciones eléctricas?, ¿se debe incluir las obras mecánicas?, ¿se debe instalar en un nuevo gabinete? Intuitivamente introducimos un concepto muy popular de la administración de proyectos ¨Entregables¨. ¿que es lo que el proyecto debe entregar en términos de su producto final?. Por lo tanto definimos un plan de gestión del alcance del proyecto que tenga como una de sus entradas el alcance, lo cual incluye los entregables, los acontecimientos que posiblemente sucederán en el transcurso del proyecto pero que solo en su ejecución se confirman, lo que no incluye el proyecto, las medidas a tomar en la ejecución del proyecto para alcanzar el éxito, las restricciones del proyecto entre otras. Alguna vez hemos escuchado, nos atrasamos en el arranque del proceso porque mantenimiento no cumplió con el tiempo definido para la realización del proyecto. El tiempo es un cuello de botella en el desarrollo de proyectos, no solo de automatización de procesos sino de cualquier naturaleza de proyecto a realizar. Definir toda la estructura de trabajo, en conjunto con la descripción de las actividades a realizar y su interrelación en un proyecto significa mejorar las posibilidades de terminar a tiempo un proyecto .Para algunos procesos industriales terminar tarde una actividad significa perdidas millonarias por paro de producción, personal, etc. de ahí su importancia de tener una clara definición de todas las actividades a realizar en el proyecto y la duración de cada una de ellas. La siguiente figura muestra un cronograma de trabajo donde la entrada para la realización del mismo se requiere de la definición de las actividades y sus interrelaciones, la fecha de inicio y fin del proyecto y la estructura detallada de trabajo entre otras. Figura 2: Cronograma del proyecto ejemplo. Solo se muestran sus macro actividades. ¿Y que nos dice un cronograma de trabajo? Nos indica en nuestro ejemplo cuando empieza el proyecto de cambio del controlador programable y cuando finaliza, los entregables en cada etapa del proyecto, todas las actividades a realizar, la duración de cada actividad y los recursos asignados en cada actividad, pero mas importante nos indica cuales son aquellas actividades que si se atrasan, se atrasa el proyecto en su fecha de terminación. Para un proceso industrial este último punto impacta significativamente en términos planificación de inicio de un proceso productivo. No nos alcanzo el presupuesto para terminar el proyecto, ¿Porque? La respuesta a esta pregunta es sencilla podríamos mencionar una mala definición del alcance del proyecto, una mala estimación del tiempo, una mala planificación de la gestión del proyecto o simplemente un mal control y seguimiento del desempeño del proyecto en términos de costo entre otros. En algunas ocasiones se agregan actividades no planeadas, entregando un producto de dicha actividad al cual no se le asigno costo durante la planificación del proyecto. Que sucederá como lo muestra en la figura 3, si nuestro alcance del proyecto se hace más grande durante su ejecución, los costos aumentan y si los costos aumentan que sucederá con la calidad del proyecto en términos de su producto final. Actualmente el costo-beneficio es el punto de partida para la inversión y controlar el mismo en el desarrollo de un proyecto de automatización de procesos impactara en su calidad y en la satisfacción de las expectativas de los patrocinadores del proyecto para futuras inversiones. Actualmente herramientas de trabajo modernas como la estimación de costos, la definición de un presupuesto base y el valor ganado nos permite darle un seguimiento mas preciso e identificar cuando en el desarrollo de un proyecto nos encontramos atrasados, conforme al plan o adelantados de acuerdo al plan de trabajo en términos de costo.
CONCLUSIÓN
Al término de este artículo podemos intuir la importancia y el impacto de la administración profesional de proyectos en el área de la automatización de procesos en la industria. Los resultados obtenidos de una administración profesional de proyectos se reflejan en la calidad del producto final entregado, los tiempos menores de desarrollo de las actividades a realizar para entregar el producto final, un control preciso del presupuesto del proyecto, promueven el éxito y reduce el riesgo del fracaso, mejoran la comunicación entre el cliente final y el proveedor del proyecto y finalmente lo que toda organización busca una herramienta como ventaja competitiva ante el mercado.
